close

2009年8月1日
こんな私の仕事術

東レ経営研究所では、現在「仕事ダイエットプロジェクト」と題して、仕事の効率化に取り組んでいます。 プロジェクトの発案者である社長は仕事術の達人としてちょっとした有名人で、仕事術の本を出し、講演会も多数行っています。日々の仕事は計画的に進め、結論思考で決断も早い。かたや私は、どちらかといえば思いつきで物事に取り組むたちで計画性のかけらもありません。 「自分は社長のようになれないが、自分なりの効率化ができないだろうか」 プロジェクトを通じて実際に時間管理をしてみると、手間がかかる面倒さ以上に、自分の働き方について新たな発見や手ごたえがあるものです。 例えば「使途不明時間」。ふと気付くと15分や30分があっという間に過ぎ、その時間何をやっていたか分からないことがあります。 あるいは、「終わり時間を区切らないクセ」。会議時間の終了予定はだいたい決まっていますが、資料作成やちょっとした打ち合わせに終わり時間を設けていないことに気付きました。 中でも、私のタイムマネジメント上の最大の課題は「先延ばし」です。重要だがそれほど緊急でない仕事には手をつけない。いつも、緊急になってから最後の集中力で乗り切るのです。 「自分の仕事の進め方は効率的か」この質問にYES、NOで答えられる人は多いと思います。しかし、「自分の仕事の進め方について、どういった点がどのように効率的、あるいは非効率的か」という質問は少し考え込んでしまうかもしれません。 私の場合は「先延ばし」ですが、別の方にとっては「周囲からの干渉(急な訪問や電話等)」が問題かもしれません。仕事の進め方にも個人差があり、自分や職場の現状を知ることから効率化がスタートすると実感しています。 <こんな私の仕事術> ・そもそも計画指向ではないので、これから1週間の計画は意識して立てる。 ・計画は単なるTO DOリストではなく、所要時間(終わり時間)を決める。 ・資料作成の仕事が多いので、重要な資料作成については、自分にアポイントを入れる(これは、社長の仕事術を拝借しました)。 -例えば、今週中に研修テキストを作成したい場合、木曜の13時から15時まで、カレンダーに「○○研修テキスト作成」と記入し、その時間に他の予定を入れないというものです。 ・物事に柔軟に対処したいため、また突発事項に対処するため、2割のバッファー時間を確保する。 -その際、必ず、突発事項がない場合に取り組むこと(重要だが緊急でないこと)を決めておきます。 ・タイムマネジメント上の課題を克服したときには、自分へのご褒美をあげる。 -晩酌のつまみを1品増やしたり、欲しかったものを買ったり、ちょっとしたことで構いません。 とりわけ意志の弱い私にとっては、時間があれば手をつけようと思っていたこと(重要だが緊急ではないこと)に取り組めたこと自体がご褒美となっています。 効率化の仕方は人それぞれ。皆さんはどのように工夫していますか?